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杜撰的意思(论虚构杜撰文件成为档案的因由与意义)

杜撰的意思
0009-2007-009
                     
                论虚构杜撰文件成为档案的因由与意义
                                  
       在企业档案管理实践中,多次遇到有关当事人以文件是虚构杜撰的缺乏真实性为由,拒绝向档案管理职能部门缴纳的情形;要改善该种状况,本人以为:对于为维护档案的真实性特征,认为应排斥特定用途的、虚构杜撰的文件的收集归档的心理定势,必须调适并纠正。
       一、档案对于真实性要求的本质涵义
       (一)档案的定义与着眼点不在于内客是否真实,而在于是否有价值。《档案法》规定:“本法所称的档案,是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”既然为历史记录,则是在过去形成或发生的,至于是如何形成、怎样形成的,因什么目的形成的在所不问;另一方面,在所当问的则是“对国家和社会有保存价值”。保存的目的是方便利用,因而“有保存价值”便体现为“有利用价值’’,而是否有利用价值,则是植根于不同的利用目的而言。故而,是真是假,以及真假的程度如何:并不必然决定利用价值大与小,即档案内容的真实性与档案保存的价值并没有必然的联系。
       (二)档案的真实性是指所体现的社会实践活动,而非文件的内容或数据的真实。档案是社会实践活动中直接、同步形成的:是社会实践的伴生物,而不是事后编定或随意收集来的,有什么样的社会实践活动,就会产生什么样的档案。即所谓的档案的真实性源自于,是对社会实践活动的真实记录。
       基于社会实践活动必然是受人的意志支配的活动,一定条件下,人们为了达到自身特定的目的,会设法规避指定的程序或常规的做法。尽管其主观上知悉如此作为乃投机作弊行径,但客观上善意相对人会相信其真实,并因之使其产生特定的效力。比如显然失实的的施工资质申报材料没有被识破或审定者不予揭穿,因而颁发了其申报级别的施工资质证书。此时我们会说,申报文件是凭空捏造的,施工资质证书则是骗取的,—旦发现将被撤销;但我们并不能因此说,该申报文件作为档案是缺乏真实性的。为什么?因为施工资质证书的批准,是基于申报文件的记录与数据这一点是确凿无疑的,是真实的;该施工资质证书及作为依据的申报文件反映出,企业某阶段某时间对施工资质的追求及有关活动是真实的。
       (三)是否遵循档案的“自然形成规律”是考察档案真实性的重要依据。仍以上述的申报文件为例.它因特定的目的而为并因之实现了期望的目的,因而处于这个过程中的文件是在企业重大活动中自然形成的,其申请的时间与形成的时间是一致的,因而具有真实性。但所实施的或反映的活动具有真实性,并不必然产生其保管或利用价值,如果因特定的目的而为,但并未产生有效文本——资质证书,则该申报文件便实在没有归档的价值,至多是为下次牛刀再试作佐料而已。
       从档案的形成过程与形成时间的角度来理解档案的真实性,于是便产生假的真档案与真的假档案的分界:一看结果,即通过所杜撰编造的文本是否赢得了企业内外有权部门的信任,并收获了预期的目的。比如对外获取有效的经营证书、作假的统计报表报出,对内报销虚假的发票,编造假账等,这实际也就是常见的虚假文件或记录成为真档案的途径。如果作假而没有达到任何意图的,则根本没有归档的动机与必要,成为真的假档案都不可能。二看时间,即为达到特定目的在当期形成但是否赋予了超前的时间信息。如杜撰的调资表,即使经过有关部门认定,但因为时间通常会被提前,或与能形成证据锁链的其他关联档案自相矛盾,因而违背了档案的自然形成规律;在鉴定时结合各方面可靠信息就可能得出其是真的假档案的结论,假的真档案其主件通常总是遵循文件记录内容自然形成的时间进行标识的。
       二、问题的提出具有重要的实践意义和理论意义
  收集特定用途的虚构杜撰的文件是指我方自知其内容失真且为主观杜撰,而相对人不辩真假、果然作真并实现了我方的预定企图的文件或凭证。明确其具备档案的资格及意义,是收集的前提和基础。
        (一)进一步从事社会实践活动的需要。企业在经营过程中,为了达到一定的目的或适应一定的要求,在条件不具备或不成熟的情况下,为了不至于对企业经营造成重大的或灾难性的损害,往往会编撰文件、虚构事实。杜撰按性质可分为两类:一是在以前时间里按规定理应具备,却由于管理的疏漏与麻痹而并未造就,现由于某种需要以当时的发生事实、发生时间为依据杜撰文件,该杜撰实为弥补,其内容是真实可靠的,比如以几年前的会议记录为依据在今年编撰其会议纪要,以满足特定要求。二是以前或当前本就不存在或不可能达到,而凭空捏造。对于造假的文件一旦作弊成功,相对人也就将之作为当然的档案收集对象;企业对自己出具的被其他机关单位或职能部门作为档案收集的材料,不应采取鄙视的、贬斥的态度放任不管或据为私有。纵使相关文件后来被发现作假,有权部门对曾经颁发的审批内容或文本予以撤销,仍然不能任意从档案中剔除:更不能因之否定依据骗取的审批文件,进行的企业社会实践活动中形成的文件材料的真实性。所以如此,既是进一步从事社会实践活动的需要,又是维护正常社会交易秩序的需要。
      (二)加强廉政建设依法治企的需要。一个文本是真是假,或者说达到何种程度的虚假,知晓的第一人当然是文件的作者——企业。而其蓄意欺骗的有关部门倘若放行,比如数据虚假的统计报表,很多企业不愿意把这些自以为乱七八糟的东西归档,其心理动机实在是为自救,防止作假的证据被长久保存,留下祸患。
       针对以上心理动机,作为档案行政管理人员,倘从加强廉政建设依法治企的角度要求把这些虚假的文件收集,必有冠冕堂皇、狐假虎威之嫌。因此仍当从上报统计部门的统计报表必须归档这个角度进行检查,则不论其真假,均在醉翁之意中。当然,档案工作者的直接目的,并不在于揭穿企业内幕作—些落井下石、人所不齿的勾当,而是本着档案人员的职业道德尽力网罗,使工作中的“机密”按照法律的要求成为档案中的密件,因此提高“对国家或社会”的保存利用价值。而这种包含虚假信息的档案材料对于惩治腐败,促进依法治企是最为有效的,却是间接的目的。
       档案并不排斥编造的文件、编造的事实,从财务上更能体现这—点,否则纪检、工商部门在办案时审查会计账务也就失去了实践上的意义。
        (三)立足基层夯实档案管理基础的需要。曾有人指出:档案要求的就是真实的记录,虚构杜撰的文件怎么会是真实的记录?如果在档案管理领域允许达到特定目的的虚构杜撰的文件收集归档,不是就意味着纵容企业的违法行为了么?对此质疑,本人认为过于偏颇、危言耸听。第一、该论点是由知悉其虚假的文件生成方提出,而行政管理机关等相对人并不怀疑其真实性;但相对人并不能以自己的认为真实,就肯定在档案领域不存在文件被虚构杜撰的可能或事实。就企业基层而言,澄清这个问题,具有现实的实践意义;就档案行政管理部门而言,至少存在理论上进行探讨的必要,否则逃避问题而且画地为牢,岂不成了纸上谈兵!第二、特定虚构杜撰文件成为档案,并非是从要求档案行政管理部门鉴定的前提下立论,而是文件生成方内部自呈的结果;是仅就该问题要求提供理论上的支持以备更好地完善档案,提高档案的利用价值,而不是敦请主管部门对虚构杜撰的违法事实进行查纠、惩处,否则档案行政管理部门就成了多管局。第三、档案行政管理部门纵使具有检查档案真实性的义务,仍只局限于所反映的社会实践活动的真实性,而不能任意扩展为具体内容的穷形尽相;认同特定用途并达到了特定目的的虚构杜撰文件的归档必要性,并非就是对该类文件提出归档的强制性要求,而是要求我们档案管理人员应心中有谱,采取一定的策略加强这一方面文件的收集与归档。
       综上所述,档案收集范围不排斥那些符合自然形成规律,并通过上级领导或主管部门查验或审批的,其本身或附件包含虚假数据及事实的文件资料,重视并加强对这些文件的收集,而不使之成为被遗忘的角落,应成为提高档案利用价值的一个值得开拓、需要创新的领域。
       备注:该文创作于2002年10月23日,2007年8月24日21时19分在亭湖法杰博客发表。

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